- Geplaatst op 27 april 2021
Begint uw zak met "belangrijke papieren" over te lopen of ziet u er groot uit? Denk je dat het misschien tijd is om je als een verantwoordelijke volwassene te gedragen, ook al klinkt het, zo gezegd, als het saaiste ding ter wereld?
Maak je geen zorgen, mijn kleine kuiken viel uit het nest, hier ben ik om je te helpen de weg vrij te maken tussen de stoffige schapen van je administratieve documenten.
Tips voor het organiseren van uw papieren: weten welke papieren "belangrijk" zijn
Net als voordat je leert rennen, moet je kunnen lopen, het is beter om je papieren te sorteren voordat je ze opbergt . Ik stel voor dat je begint met een "bewaar" stapel en een "mand stapel!" ".
Nutteloos, vertel het me met je zelfverzekerde stem, aangezien je dit van tevoren al hebt gedaan, door de genoemde papieren voorzichtig (hahaha) in je zak te doen. Behalve dat het niet zoals de vriezer is, maar eerder zoals de koelkast: na een tijdje zijn sommige dingen verouderd ...
Als je bijvoorbeeld nog de fotokopie van je oude identiteitskaart hebt, terwijl je op de foto twaalf jaar was en nu volwassen bent, kun je echt gooien.
Tips voor het organiseren van uw papieren: WAT BEWAART U EN HOE LANG?
Belangrijke documenten worden vermeld op de website van de openbare dienst, die ook de wettelijke bewaartermijn voor elk document specificeert (bijvoorbeeld om uw rechten te doen gelden ) .
Dat gezegd hebbende, zoals vermeld bovenaan de pagina, belet niets u om documenten langer te bewaren, en in sommige gevallen zou het zelfs beter zijn.
- Huurbewijzen : het bewaren van uw oude kwitanties kan een manier zijn om een potentiële verhuurder gerust te stellen over uw solvabiliteit, of in ieder geval uw betrouwbaarheid.
- Fiscale mededelingen : hoewel het een kwestie is van overschakelen naar een belastingvermindering aan de bron, kan het bijhouden van uw oude belastingaangiften belangrijk zijn om boekhoudkundige redenen (en zal u overigens de evolutie van uw belasting).
Over het algemeen is het, als het om geld gaat, beter om de papieren te lang te bewaren dan niet genoeg, in het geval van een storing, een betalingsfout, enz.
- Documenten met betrekking tot uw huisdieren : bewaar de gezondheidsdocumenten en, indien van toepassing, de identificatie van uw dier, gedurende het hele leven van uw metgezel.
- Loonstroken : ze staan uiteraard vermeld op de site, maar we kunnen het nooit vaak genoeg zeggen, HET IS KAPITAAL OM JE LONDE OP TE HOUDEN (inclusief stages, duale opleidingen, etc. want dat telt ook mee) ).
Mappen, mappen, tabbladen ... of de beste tips om uw papieren te ordenen
Nu, hoe sorteer je de spullen? Het zal je zeker niet bevallen, maar het papier wordt na verloop van tijd niet dunner en heeft daarom veel ruimte nodig (zoals je…).
Eerste oplossing
Wijd aan hen een vloer van je kast waarin je bakken (nee, niet Danettes, lees boudiou) of archiefkasten kunt plaatsen. Ik heb de neiging om te denken dat de bakken een valse sorteeroplossing zijn, dus ik raad archiefkasten ten zeerste aan , maar deze keuze is slechts mijn beslissing.
Tweede oplossing
Een lade met hangmappen , of de economische versie ervan (in de ruimte en in contanten): een dossierkoffer (ziet er meestal uit als een metalen doos). Deze oplossing heeft vaak de verdienste dat de papieren sneller toegankelijk zijn (geen plastic hoesjes nodig, verdelers zijn bijvoorbeeld voldoende).
Complementaire wapens (om je opbergsysteem te pimpen): kartonnen maar vooral plastic hoezen, verdelers, Post-It boekenleggers met kleuren en labels. Het doel is om een KLEINE kleurcode te definiëren om uw taak te vereenvoudigen.
Behalve dat, zoals ik je ken, het niet te ingewikkeld hoeft te zijn : rood voor het geld dat moet worden betaald (belastingen, onbetaalde rekeningen of bankfout in jouw voordeel ...), punt.
Ja, dat betekent dat een enkele kleur voldoende kan zijn ... om te zien, maar laat je niet meeslepen onder het voorwendsel dat je bladwijzers echt mooi zijn (ja, het ruikt naar het geleefde, het is waar).
Enkele maniakale tips voor het opruimen van administratieve papieren
De volgende stap is de daadwerkelijke distributie (en dus sortering). Hier zijn enkele tips om te voorkomen dat u in een naamloos bordeel terechtkomt !
Als u uw mappen of hangende bestanden een naam wilt geven (# labels), maak dan geen map "anderen", "sorteren", "in uitvoering" .
U vindt mij aardig, we weten heel goed dat vroeg of laat al uw brieven daarin zullen eindigen, en dat ze geleidelijk de plaats zullen gaan innemen van uw late " belangrijke papieren " zak .
Maak de terugkerende papieren waar vaak om wordt gevraagd zo toegankelijk mogelijk door ze in chronologische volgorde te sorteren en de meest recente aan het begin van de map of het bestand te plaatsen.
Idem voor de verschillende dossiers: "diploma's" kunt u alstublieft in de kast gaan wachten, de kans is klein dat dit dossier u ooit van nut zal zijn als u in loondienst bent. Voor terugkerende dingen, vervelend, zijn het meestal geldspullen : bonnen, facturen, inkomen ...
Wacht niet. Echt. Ik weet het, je gooit liever de dreigende mail die je zojuist tussen de rest hebt gekregen duizend keer weg als een rockster. Maar rockstars hebben agenten om voor hen te sorteren. Jij niet. Tenzij je een heel, heel goed getrainde kat hebt.
Anders direct bij de receptie openen, lezen, opbergen . Graag gedaan.
Is digitale opslag het beste systeem om papieren op te slaan?
Hoewel de papieren versie van uw documenten beter bewaard blijft in het donker (wat de inkt kan bederven en onleesbaar kan maken), is het een goede gewoonte om uw belangrijke documenten te scannen .
Niet omdat alle gehypte nachtclubs in ruil plotseling hun deuren voor je openen, maar eerder omdat het papier kan verbranden, wegvliegen, verdwijnen, bederven, uit elkaar vallen (doorhalen overbodig) ...
En dat ik nog een digitaal document dat moet zien doen (behalve misschien verdwijnen, en opnieuw).
De opslag van deze gescande documenten is ook een goede vraag, en daar hangt het af van uw budget!
Online opslagsystemen om uw papieren op te bergen
Ze zijn gratis, maar leggen minder de nadruk op beveiliging (meld dat ze minder geacht worden gevoelige gegevens op te slaan en dat ze meestal uit de Verenigde Staten komen). Onder hen zijn Dropbox, Hubic, Google Drive en bedrijf!
De belangrijkste zorg is dat ze niet bedoeld zijn voor dit gebruik, dus er gebeurde snel een onhandige verwijderingsmanoeuvre.
De toepasselijk genaamde digitale kluizen om uw papieren in op te bergen
Het principe is vrij eenvoudig: de gegevens worden versleuteld en heel vaak opgeslagen in de Cloud (op een server, dus online toegankelijk op voorwaarde dat we de identificatiegegevens hebben). Zij, door oplichters, s e gespecialiseerd in de opslag en het behoud van data, met inbegrip van gevoelige.
Maar niets is gratis in deze lage wereld en je zult je hand in je zak moeten steken om ervan te profiteren.
Door een beetje te kijken (vooral aan de kant van uw bank, omdat ze vaak een voordelige service aan hun klanten bieden), kunt u toch gemakkelijk betaalbare digitale kluizen vinden ... vooral omdat het nodig is voor al het leven is het beter.
Maar dezelfde regel als voor papier: maak mappen en submappen om je scans te ordenen , die bij voorkeur dezelfde zijn als degene die je in je kast hebt liggen om tijd te besparen bij het zoeken naar een document.
Kom op, laten we een paar uur de tijd nemen en aan de slag gaan, daarna voel je je beter!
